校内各单位：
为规范学校本科生档案管理工作，提高学生档案管理水平，有效保护和利用档案，促进本科生档案管理的制度化、规范化、科学化，根据《高等学校档案管理办法》及相关法律法规，学校结合实际，制定了《华南理工大学本科生档案管理办法》，现予以印发，请遵照执行。
华南理工大学
2017年7月27日
华南理工大学本科生档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范学校本科生档案管理工作，提高学生档案管理水平，有效保护和利用档案，促进本科生档案管理的制度化、规范化、科学化，根据《高等学校档案管理办法》，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称的本科生档案，是指本科生在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。
第三条 本办法适用于我校全日制在校本科生。
第二章 本科生档案管理机构及职能
第四条 我校在校本科生档案由学生工作部（处）下设本科生档案室（以下简称“档案室”）进行归口管理，其职能包括在校本科生入学后的档案接转，在校期间档案的管理、查阅以及本科生毕业后档案的转递等工作。
第五条 各学院负责新生档案的收集、整理、核查以及应届毕业生档案的整理、核查、封口，并按照规定时间向档案室移交。
第六条 学生在校期间形成的组织发展材料，由其所在学院进行整理、装档以及封档。
第七条 学生在校期间形成的校级奖励证明材料、违纪惩处材料，由奖励证明材料、违纪惩处材料相应的部门提供并由档案室装入档案。
第三章 档案材料及要求
第八条 学生在校学习期间应该归档的材料应当包括以下内容：
1. 学生入学材料：高中学习期间的档案材料或工作期间单位人事部门的档案材料、高考相关材料等；
2. 学业成绩材料：主修、选修、辅修的各门课程的学习成绩单；
3. 毕业材料：《高等学校毕业生登记表》、《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》（白联存根）、毕业证明等；
4. 奖励证明材料：在校期间获得校级及其以上的奖励审批材料（包括校优秀学生、优秀学生干部、优秀团员、各项奖学金等）；
5. 违纪处分材料：学生触犯国家法律、违反学校管理规定被予以纪律处分的处理决定等；
6. 组织发展材料：加入中国共产党、共青团或民主党派的组织审批材料等；
7. 学籍变动材料：休学、复学、退学、转学、出国等原因引起的学籍变动相关的证明材料等；
8. 其他供组织人事部门参考的应当归档的材料等。
第九条 归档材料必须齐全完整、内容真实、填写规范、手续完备。
第十条 各类书写材料只能用碳素墨水或蓝墨水书写，文字要清晰。
第十一条 归档材料一般应为原件。证书、证件等特殊情况用复印件存档的，须注明复制时间、经办人签名，并加盖材料制作单位公章。
第十二条 提交归档材料前，相关单位应标明学生的层次、专业，并按学号顺序排列；材料装入档案袋之前，要确保档案材料不错装、漏装；归档材料交接时，交接双方经办人要履行签字手续，注明交接单位及时间；归档材料应与档案中对应的“本科生档案归档材料清单”核对，并做好标记注明工作。
第十三条 不合格、不规范的材料不予归档。
第四章 档案查阅
第十四条 有下列情形之一的，可申请查阅学生档案，按规定登记并注明查阅事由：
1. 学校相关部门需要查询学生档案的，查阅人需持所在单位加盖公章并由主管领导签字的证明文件；
2. 学生因升学、公务员考录等需提前调阅档案的，需提前通知辅导员进行政审预约，相关校外单位组织人事等部门人员需持相关证明或介绍信。
第五章 档案转递
第十五条 未按规定时间报到入学或入学后经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生，其档案按寄发地址退回或按生源地省（市、自治区）普通高等学校招生办公室地址退回。
第十六条 学生档案寄至相应的接收部门时：
1. 毕业学生档案按照学校就业指导中心提供的就业方案（即《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》）寄发；
2. 学校原则上不保管学籍关系终止的学生档案。因取消学籍、退学、出国离校等原因导致学籍关系终止的学生档案需在三个月内，根据由学生生源地省（市、自治区）普通高等学校招生办公室或其他档案接收部门提供的调档函寄发。其中办理出国手续时申请保留学籍的学生，在办完相关手续后，其档案可暂存学校至其本科毕业，保管期满按规定寄发。
第十七条 毕业生档案的去向由学校就业指导中心提供，学生档案的转递工作由档案室负责办理，转递工作主要通过广东省机要
局按机要文件标准寄送，如有其他要求也可通过中国邮政寄送。
第十八条 毕业生档案由所在学院检查归档材料是否完整，认真核对材料与本人姓名是否相符，避免错装漏装，并组织负责老师进行档案封装；装档结束后，需由各学院负责老师签字确认并交由档案室负责人，由档案室逐一审查档案寄往的地址是否准确，寄往单位是否具有接收档案的资格，以免错寄或遗失。
第十九条 学生档案在转递过程中，档案室负责办理档案转递登记手续，填写《机要交接单》并留存档案室备查。
第二十条 档案转出后，学生可向档案接收部门查询档案接收情况，也可向档案室复印《机要交接单》后通过机要局进行查询。
第二十一条 本办法由学生工作部（处）负责解释，自2017年9月1日起施行。
