校内各单位：
为加强学校人事档案的管理工作，提高人事档案管理水平，促进人事档案管理的制度化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》（中组发〔1991〕13号）、《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）、《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字〔2012〕28号）及有关法律法规和政策，学校结合实际，制定了《华南理工大学人事档案管理办法》，现予以印发，自2016年6月23日起实施，请遵照执行。
华 南 理 工 大 学
2016年6月23日
华南理工大学人事档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强学校人事档案的管理工作，提高人事档案管理水平，促进人事档案管理的制度化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》（中组发〔1991〕13号）、《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）和《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字〔2012〕28号）等有关法律法规和政策，结合学校实际，特制定《华南理工大学人事档案管理办法》。
第二条 本办法适用于学校在编教职工人事档案的管理，聘用制人员人事档案的管理参照本办法执行，因各种原因暂存学校的人事档案不执行本办法。
第二章 组织体系和职责
第三条 人事处是学校人事档案管理部门，全面负责教职工人事档案工作，教职工人事档案由人事档案室负责保管，职责如下：
（一） 保管人事档案，为教职工、学校各职能部门提供利用；
（二） 收集、鉴别和整理人事档案材料；
（三） 办理人事档案的查阅、借阅和转递；
（四） 依据人事档案内容，出具各类有效证明；
（五） 做好人事档案的安全、保密、保护工作；
（六） 定期向学校档案馆移交去世人员档案。
第四条 党委组织部、人事处、校工会、国际交流与合作处、纪监办公室、科学技术处、社会科学处、教务处、党委统战部、校团委、研究生院等部门是学校人事档案形成职能部门，其归档范围如下：
（一） 党委组织部
1．考察、考核、鉴定材料：在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料，处级干部定期考核材料、年度考核登记表，后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料；挂职、借调锻炼登记（推荐）表；
2．培训材料：为期一个月以上的干部培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料；
3．政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料，本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料，撤销原审查结论的材料；各类政审表；
4．干部任免中形成的有关材料，干部任免审批表（包括所附的考察、表现情况材料），干部试用期满审批表；
5．党组织建设工作中形成的材料：中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、培养教育考察材料，入党政审材料，整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见，不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料，取消预备党员资格的材料，退党、自行脱党材料，恢复组织生活（党籍）的有关审批材料等；自传材料等；
6．辞职、罢免材料：处级干部自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定等材料；
7．党代会中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等；
8．表彰奖励活动中形成的有关材料：优秀党务工作者、优秀党员的审批（呈报）表，先进事迹材料、立功通报、表扬等以及其他工作中形成的表彰材料，撤销奖励的有关材料等；
9．其他可供组织考察的材料。
（二） 人事处
1.
2. 教职工调配工作中形成的履历表和属于履历性质的登记表等材料；
2．
考核、鉴定材料：各类人员定期考核表，教职工调动鉴定等材料，援藏、援疆登记（推荐）表；
3．
录用、聘用工作中形成的材料：录（聘）用请示批复，取消录用、解聘材料、辞退批文等材料；
4. 教职工调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部调动审批表，军队转业干部审批表和转业（复员）鉴定，退（离）休审批表等材料；
5. 辞职、辞退材料：自愿辞职的个人申请、同意辞职的决定，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定，辞退工作人员审批表、辞退决定等材料；
6. 职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件，教师资格认定申请表；
7. 专业技术职务聘任、岗位聘用工作中形成的材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料，聘任科员、办事员申请表，职员晋级申报表；专业技术资格（职务）认定审批表，高层次人才的聘用审批表等；
8. 反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知，博士后工作站期满登记表等相关材料，被评为省级及以上专业拔尖人才的材料；
9. 在职进修、学习的材料：在职人员自学考试、成人教育、业余学习报考登记表、学习成绩表、毕业生登记表和鉴定材料等，毕业证书、学位证书复印件，在职人员攻读硕士、博士学位登记表、专家推荐表、成绩登记表及攻读学位的有关材料；
10. 培训材料：为期两个月以上的业务培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料；
11. 予以表彰和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料，撤销奖励的有关材料等；
12. 办理工资、待遇等工作中形成的材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单，解决待遇问题的审批材料，延聘审批表，享受政府特殊津贴批文，死亡呈报表、抚恤金报告等材料；
13. 健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：录用体检表；反映严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的材料；
14. 治丧材料：讣告，非正常死亡调查报告等材料；
15. 更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、参加工作时间、出生日期等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复，计算连续工龄审批材料等；
16. 一般干部政纪处分材料；
17. 其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料原件或复印件等，人事争议仲裁裁决书（调解书）等有参考价值的材料。
（三） 校工会
1. 校工会、教代会、妇代会形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历，代表登记表等；
2. 校级及以上各类先进事迹表彰材料及登记表，撤销奖励的有关材料；
3. 其他可供组织考察的材料。
（四） 国际交流与合作处
1. 因公临时出国（境）人员备案表；
2. 其他可供组织考察的材料。
（五） 纪监办公室
1. 涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料，解除（变更、撤销）处分的材料，检察院不起诉决定书，法院刑事判决书、裁定书，公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等；
2. 其他可供组织考察的材料。
（六） 科学技术处、社会科学处
1. 省级及以上科学技术奖励以及在其他工作中形成的表彰材料，撤销奖励的有关材料；
2. 其他可供组织考察的材料。
（七） 教务处
1. 省级及以上教育、教学、课程及管理方面的奖励审批材料，撤销奖励的有关材料；
2. 教学事故的政纪处分材料；
3. 其他可供组织考察的材料。
（八） 党委统战部
1. 加入或退出民主党派的批复材料；
2. 政协会议，民主党派代表会议的形成的有关材料：委员当选通知或证明材料，委员简历，代表登记表等；
3. 其他可供组织考察的材料。
（九） 校团委
1. 中国共产主义青年团入团志愿书、团员登记表；
2. 校级及以上级别优秀团员事迹材料；
3. 其他可供组织考察的材料。
（十） 研究生院
1. 遴选博士生导师简况表；
2. 省级及以上级别教育、教学、课程及管理方面的奖励审批材料，撤销奖励的有关材料；
3. 其他可供组织考察的材料。
（十一） 其他部门
可供组织考察的材料。
第三章 收集归档要求
第五条 人事档案材料收集归档工作须遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映教职工自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善人事档案的内容。
第六条 人事档案管理部门须建立联系机制，及时掌握形成人事档案材料的信息，主动向人事档案形成职能部门、教职工和其他有关方面收集人事档案材料。
第七条 人事档案形成职能部门，须按照有关规定规范制作人事档案材料，并在材料形成之日起1个月内或根据材料形成情况，随时归档，以保证人事档案材料的完整性。人事档案形成职能部门办理归档材料移交手续时，须填写归档材料纸质版清单（人事档案形成职能部门、人事处公章及经办人签名）及电子文档，一式2份，人事档案形成职能部门和管理部门各留一份。
第八条 人事档案管理部门对不符合中组部、教育部要求的档案材料不予接收，人事档案形成职能部门在归档过程中须严格把关，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备（有承办单位或个人签名，有形成材料日期等）。
第九条 归档材料如填写不规范，手续不完备，或材料上的姓 名、出生时间、参加工作时间和入党时间等信息与档案记载不一致的，人事档案形成职能部门须重新制作，补办手续，或者由组织（人事）部门审改（人事档案形成职能部门须出具组织说明）并加盖印章。不合格、不规范的材料不得归档。
第十条 人事档案归档材料一般应为原件。证书、证件等特殊情况用复印件存档的，须注明复制时间、经办人签名，并加盖材料制作单位公章或学校组织（人事）部门公章。
第十一条 档案材料须采用国际标准A4纸型（297×210mm）。材料左边应留有25mm的装订边。字迹材料应当符合档案保护要求，填写时只能用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
第四章 档案利用
第十二条 有下列情形之一的，可申请人事档案查（借）阅：
（一） 凡因工作调动、入党、调资、政历审查、组织处理、出国、治丧等事项的；
（二） 政法、纪检、安全、保卫、公证等部门因侦查、审理和取证，必须通过人事档案取得旁证材料的。
第十三条 人事档案查（借）阅程序：
（一） 申请查（借）阅的，查（借）阅人须持有《华南理工大学查（借）阅人事档案审批表》（或由单位开具的阅档介绍信）和有效证件。介绍信须注明查（借）阅人的姓名、政治面貌、阅档原因及所阅档案的姓名、职务，并经单位相关负责人签字及加盖公章。
（二） 经档案工作人员审核同意，查（借）阅人在查（借）阅登记簿上登记后，方可查（借）阅档案。
（三） 查（借）阅完毕后，归还的档案须由档案工作人员检查无误后，查（借）阅人方可离开。对归还借出的档案，查（借）阅人须登记归还日期。
第十四条 人事档案查（借）阅要求：
（一） 查（借）阅人事档案者须具有较强的政治意识，了解 人事档案管理制度，且系中共党员；
（二） 各二级单位党委（党总支）书记、副书记、组织人事 秘书，因工作需要可查阅本单位职工档案，其他人员一般不允许查阅。不得跨单位查阅教职工人事档案，确需查阅的，须办理相应审批手续，经党委组织部或人事处相关负责人批准后方可查阅；
（三） 党委组织部、人事处、纪监办公室、保卫处工作人员，因工作需要可查阅人事档案；
（四） 下级人员不得查（借）阅上级人员的档案；
（五） 政法、公安、安全等部门因办理案件查阅人事档案，须由保卫处或纪监办公室工作人员陪同，方可查阅。
（六） 任何个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案；
（七） 查阅人事档案须在人事档案室内查阅，不得借出。确需借出的，借出人须填写《借阅人事档案审批表》，经党委组织部或人事处相关负责人批准后，严格履行登记手续，并于15天内归还。不能如期归还的，须向人事档案管理部门说明原因。不得擅自将档案转借他人。
（八） 查（借）阅档案，须严格遵守保密制度和档案管理制 度。严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。查（借）阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，不遵守相关规定的，视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。非保密本不得记录人事档案内容。查阅两份以上档案时，不得同时摊开，以免混淆。
（九） 查（借）阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档 案内容。因工作需要从档案中取证的须经人事处或组织部相关负责人审批后方可复制（拍摄）。
第十五条 人事档案的转递要求：
（一） 教职工调动，以及厅级（包括厅级以上）干部职务变动后，应及时将档案转给新的主管单位；
（二） 人事档案须密封通过机要交通转递或派专人送取，不得邮寄或交本人自带。如对方单位同意自带档案，需要出具同意自带档案函；
（三） 转出转入的档案必须完整齐全，并按规定认真整理装 订，不得扣留材料或分批转出、转入；
（四） 收到档案后，经核对无误，人事档案管理人员须在回执上签字盖章并发回；
（五） 人事档案材料须及时转递，做到档案随人动，避免“有人无档”。
第五章 纪律和监督
第十六条 各人事档案形成职能部门应加强对人事档案材料收集归档工作的监督和检查，严肃纪律、严格管理，确保人事档案材料收集归档工作有序进行。
第十七条 在人事档案材料收集归档工作中，人事档案形成职能部门、人事档案管理人员和教职工须严格遵守以下纪律：
（一） 不得以任何借口涂改、伪造档案材料；如确需改错的，须在更改之处加盖人事档案形成职能部门校对章，并由单位正职负责人签字。
（二） 不得将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档；
（三） 不得将本办法所列归档范围之外的材料擅自归档；
（四） 不得将虚假材料和不符合归档要求的材料归档；
（五） 不得私自、指示或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。
第十八条 对违反人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和后果严重程度，对负有主要责任的单位负责人和直接责任人进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事人事档案工作。
第七章 附 则
第十九条 本办法由人事处、党委组织部负责解释。
第二十条 本办法自2016年6月23日起施行。此前学校制定的有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
