各二级党委（党总支），校行政各单位：
为进一步推进学校公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高公文处理质量，改进工作作风，根据中央、教育部、广东省公文处理规范和关于加强作风建设的系列文件，学校对《华南理工大学公文处理办法》（华南工党6号）进行了修订，现予以印发，自2015年11月1日起实施，请遵照执行。
中共华南理工大学委员会
华南理工大学
2015年10月27日
华南理工大学公文处理办法
（2015年修订）
第一章 总则
第一条 为进一步推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文处理质量，改进工作作风，根据中央、教育部、广东省公文处理规范和关于加强作风建设的系列文件，结合学校实际情况，特制定本办法。
第二条 公文是学校实施管理、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布各类规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
本办法所指公文包括各类纸质公文和电子公文。
第三条 公文处理指公文的办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 学校党委办公室、学校办公室（以下简称党办、校办）是学校公文处理的管理机构，负责学校公文处理工作，指导、督促、检查各单位的公文处理工作。
各二级单位应配备专（兼）职文秘人员负责本单位的公文处理工作，各单位负责人要高度重视公文处理工作，加强制度建设，完善工作程序。
第六条 学校公文处理工作实行分级负责、归口处理的工作机制。党办、校办负责学校各类综合性公文和重要公文的处理；各二级单位在各自权限内独立处理业务范围内的公文；涉及几个单位的公文，可由一个单位牵头，联合处理。
第七条 为提高公文处理效率，除涉密公文、不予公开的公文、按内部文件管理的公文外，原则上学校公文的发文办理、外来公文的收文办理均在学校办公自动化系统（以下简称OA系统）上进行。二级单位发文（以二级单位名义、校内议事协调机构名义行文，下同）暂不通过OA系统处理。
第二章 公文种类和格式
第八条 学校常用的公文种类有决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等，各文种的适用范围详见附件1。公文的文种根据行文目的、行文内容和与主送单位的行文关系确定。
第九条 学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志（版头）、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、抄送单位、 印发单位、公开属性、印发日期、页码等组成，各要素组成详见 附件2。
第十条 公文文字从左至右横排，公文中各组成部分的排版形式见附件3。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十一条 公文用纸一律使用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），在左侧用两个订书钉装订。特殊形式的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第三章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。严格控制公文数量。凡属以下情况的，学校不再制发公文：
1．国家、教育部和广东省相关文件已作出明确规定的；
2．现行公文仍然适用的；
3．没有实质性内容、可发可不发的；
4．仅就某项工作作出具体安排部署，可通过校内办公信息平台发布的；
5．某项工作的政策已经明确，执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者办法，只作一般性号召或者重申已有规定、要求的。
第十三条 严格控制公文篇幅，倡导“短实新”文风。公文正文一般控制在3000字以内。报上级机关的请示、报告，一般不超过1500字。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。
1．学校可以对上对下、对内对外行文。各二级单位除党办、校办外不得代表学校对外正式行文；校工会、校团委可在职责范围内，以本单位名义对上级及外单位的工会组织、团组织行文；校内具有独立法人资格的经营性单位可在业务范围内以本单位名义对外行文。
2．严格控制联合行文，如确有必要，联合行文的单位不宜过多。
3．各二级单位需要向学校的上级主管部门请示问题、报告情况或反映意见，必须以学校的名义按规定行文。
4．各二级单位不得擅自下发涉及其他单位业务或人员的带有政策性的公文和规章类公文；在本单位内行文或向其他单位行文中涉及有关政策和规章时，不得与上级和学校的政策和规章相冲突。
第十五条 根据发文单位与收文单位之间的行文关系，学校公文分为上行文、下行文和平行文。行文应当遵照以下规范：
1．上行文。学校向教育部、广东省委省政府等上级机关行文，一般用请示、报告等文种。
上行文原则上主送一个上级机关，根据需要可同时抄送其他机关，但不得抄送下级单位。请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
除上级机关负责人直接交办的事项和必须直接报送的涉密事项，原则上不得以学校名义向上级机关负责人个人报送公文，也不得在向上级机关报送公文的同时并列主送或抄送上级机关负责人。如需将公文分送有关上级机关负责人，可在报送公文时单独附函说明。
拟请上级机关负责人出席公务活动并讲话时，一般在报送请示的同时附送讲话代拟稿。落实上级机关负责人批示的情况报告，应当附负责人批示复印件。
2．下行文。学校向校内各二级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复、纪要等文种。严禁下发带有商业推销性质的公文。
3．平行文。学校向教育部司局、广东省委省政府有关部门或者其他不相隶属的单位之间行文，一般用函、意见等文种。对于校外单位征求学校意见的公文，应当按照对等原则以学校函件形式回复。
第四章 发文办理
第十六条 发文办理是指公文拟稿、会稿、审核、会签、签发、登记编号、复核、印制（发布）、用印、分发、立卷、归档等一系列过程。
第十七条 拟稿
学校综合性重要公文，由牵头单位负责拟稿，相关单位配合，必要时可由党办、校办组织拟稿；各二级单位日常业务性、专业性公文，由本单位拟稿。重要公文应当由单位负责人亲自起草或者主持起草。
公文拟稿应遵循以下原则：
1．符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。
2．坚持一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策、措施和办法切实可行；对公文内容涉及师生利益和敏感事项，应当深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
3．观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精练。
第十八条 会稿
会稿由主办单位负责完成。拟制公文时，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商会稿，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位应积极协调，仍不能取得一致时，主办单位可列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位完成会稿流程后报请学校协调或审定。
第十九条 审核
以学校名义印发的公文，经主办单位负责人审核同意后，提交至党办、校办文秘人员审核。未经单位负责人审核签字的文稿，不得由拟稿人直接交党办、校办审核。严禁越级直接将文稿送校领导签发。
审核的重点是：
1．是否确需行文；
2．需会议决定的，是否提交会议讨论通过；
3．涉及其他部门的问题是否协商一致；
4．内容是否符合有关政策规定，与其他公文有无重复或矛盾；
5．提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；
6．行文方式是否妥当；
7．文字表达是否准确、精确，格式是否规范；
8．是否符合行文规则的其他要求。
对不符合要求的文稿，属文字表达上的问题，由党办、校办文秘人员负责修改；属原则性问题或具体业务问题，由党办、校办附上修改意见退回主办单位修改。
第二十条 会签和签发
以学校名义发文，由校领导签发；以党办、校办名义发文，由党办、校办主任签发。需学校党政主要负责人签发的公文，必要时可请分管的副职校领导会签；分管的校领导签发的公文，必要时可请其他校领导会签。签发后的公文即成定稿，并据此生效，原则上不得再作修改（需要对文稿进行实质性修改的，应按改文程序办理）。签发人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。
会议纪要由会议主持人签发。会议讨论通过的规章制度，必须注明会议名称和会议通过日期。
纸质公文签发应使用黑色或蓝色的钢笔或签字笔，需在公文稿纸上签署意见、姓名和日期，不得盖签字章。
第二十一条 登记编号
学校公文由党办、校办文秘人员统一登记编号。
第二十二条 复核
学校公文正式印制前，由拟稿人和党办、校办文秘人员进行复核，重点是审批、签发手续是否完备，内容修改是否准确，附件材料是否齐全等。
第二十三条 印制和发布
学校公文由党办、校办负责印制和发布，公文附件如有特殊格式由主办单位按要求提供。
通过OA系统发布的电子公文，原则上除存档外不再印制纸质件。
第二十四条 用印
纸质公文由主办单位办文人员送到党办、校办综合事务科加盖印章。对印制数量较大的校内普发性公文以署名代替印章。凡涉及对师生员工奖惩、干部党政职务任免、学校权益等的重要公文（包括普发性公文），以及存档的公文和发至校外的公文必须加盖印章。
电子公文用印另行规范。
第二十五条 分发
纸质公文分发由主办单位负责。有密级的公文须按保密有关规定分发，重要的和有办理时限的校内公文分发必须签收。寄往校外的公文，可通过机要交换、挂号或特快专递发出，不得使用普通邮递方式发出。
第二十六条 立卷和归档
公文办理完毕后，应根据《华南理工大学部门立卷归档工作规范》（华南工校61号）等有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。任何个人不得截留应当归档的公文材料。
各二级单位应于每年6月底前将上年度形成的学校公文材料，整理立卷后，按学校有关规定向档案馆移交。
公文移交归档后，如需查询、利用等须按学校档案相关规定办理。
第五章 收文办理
第二十七条 收文办理指收到外来公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、归档、销毁等程序。
第二十八条 外来公文实行分级处理，主送学校的外来公文，由学校保密委员会办公室（以下简称保密办）负责作收文处理，主送学校下属二级单位的外来公文，由各二级单位参照本办法处理。
对主送学校的外来公文，保密办应当及时签收、登记编号，送党办、校办负责人阅批后交有关单位办理。各二级单位参加会议收到的外来公文，如是主送学校的，应及时送交保密办登记处理。
第二十九条 外来公文实行分类处理，分为办理件和阅知件。
1．属办理件的，由党办、校办负责人依据来文单位、所办事项以及学校各单位职责等签署办理意见，明确牵头单位和协办单位，必要时请相关校领导批示，再转相关单位办理。牵头单位如对拟办意见有异议，可向党办、校办反馈，并提出修改意见和依据，由党办、校办负责人重新对文件签署拟办意见。对校领导已做出批示的文件，一般情况下不接受退回。
牵头单位应及时办理文件和给予答复，不得延误、推诿；需要复文的，按发文程序办理；紧急公文应当按时限要求办理；确有困难的，应当及时予以说明。文件办理后，牵头单位在“承办单位意见”一栏明确办理结果（需上报材料的，要注明材料上报的时间）。协办单位须按文件要求和牵头单位请求协助事项，做好相关协办工作，保证牵头单位能按时保质完成文件的办理。
2．属阅知件的，由党办、校办负责人批注阅知范围，再由保密办转相关单位阅知。各单位负责人阅文后应签名并注明日期。
3．外来公文的转呈、转送均由保密办负责，校领导之间、各单位之间及校领导与各单位之间，一般不直接转送公文。
4．公文的原件（包括附件）应始终保持整洁、完整，在承办、阅办文件时，不应在公文原文上涂划或签注意见。
5．各单位要根据外来公文的秘级和阅知范围做好保密和安全工作。
6．原则上不转发上级公文，确须转发上级公文，须经学校同意，按有关规定办理。
第三十条 外来公文办理完毕，应根据《华南理工大学部门立卷归档工作规范》（华南工校61号）等有关规定，及时将公文立卷归档。
第六章 公文管理
第三十一条 实施公文合法合章性审查制度。依据《华南理工大学章程》及相关规定，政策、规章类公文等重要文件在送学校领导签发前或提交会议讨论通过前，须交党办、校办法律事务办公室进行合法性和合章性审查。
第三十二条 实施公文改文制度。公文一经签发，一般不得修改。对已经制发的学校公文，因各种原因需要修改的，须填写《华南理工大学公文改文单》，报党办、校办审核，重大原则性的修改，还须征得公文签发人同意。
第三十三条 实施公文退文制度。对违反行文规则、须进行较大修改的公文，由党办、校办退回主办单位修改或重新起草。
第三十四条 实施发文办理定期通报制度。党办、校办负责对各二级单位发文不规范的情况进行定期通报，并提出整改意见。
第三十五条 实施外来公文办理督办制度。党办、校办负责对外来公文的办理进行催办（督办），做到紧急公文跟踪催办（督办），重要公文重点催办（督办），一般公文定期催办（督办），并不定期对各二级单位外来公文办理情况进行检查通报。
第三十六条 加强公文的保密管理。
1．涉密公文的发文，应当由主办单位提交至学校保密办，按照有关规定确定密级后，方可提交党办、校办文秘人员审核。
公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施；确定密级后，应当按照所定密级严格管理。
2．复制、汇编涉密公文，应当符合有关规定并经学校保密委员会负责人批准。复制、汇编的涉密公文视同原件管理。复制公文应当加盖复制机关戳记。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
3．涉密公文的全文、摘要以及标题、发文字号等公文信息应当严格按保密要求管理，解密前均不得在无密的文件、简报资料、刊物、网站等使用，召开会议传达的，不得进行新闻报道。
第三十七条 公文原件和复印件均不能随意丢弃，不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经各单位负责人批准，可以销毁（绝密公文除外）。销毁涉密公文和内部文件由学校保密办统一组织，销毁涉密公文应当进行登记，个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十八条 公文的撤销和废止，由发文单位或其上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第三十九条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交学校档案馆。
第四十条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十一条 实施公文处理责任追究制度。对有以下情形并造成不良后果的，由党办、校办责令补救改正，情节严重的，按有关规定追究相关负责人和经办人的责任。
1．未按规定办理外来公文，造成工作延误或者不良影响的行为；
2．擅自行文，或者伪造、篡改公文；
3．违反保密规定，造成公文泄密等；
4．其他违反公文处理规定的行为。
第七章 附则
第四十二条 本办法由党办、校办负责解释。二级单位发文工作参照本办法，并依据《关于进一步规范发文工作的通知》（华南工党1号）执行。
第四十三条 本办法自年月日起实施。学校其他有关规定与本办法不相符的，以本办法为准；原《华南理工大学公文处理办法》（华南工党〔〕号）同时废止。
